Rotina no trabalho

A inclusão de rotinas também no ambiente de trabalho é, mais do que importante, necessária, para todos. No meu caso, mais ainda, pois trabalho com assessoria executiva e se eu não for organizada, não só eu, como o executivo para quem eu trabalho também será afetado. Assim, durante este período em que estou focada em destralhar e organizar minha vida, também estabeleci uma rotina para o meu trabalho. Até o momento ela não está cem por cento operante, pois meu executivo é muito dinâmico e o ritmo de demandas dele muitas vezes não permite um nível “hard” de planejamento, mas vamos levando, pelo menos para não perdermos prazos de projetos importantes.

Ações que tem me ajudado no planejamento do trabalho:

– criar uma lista de tarefas – estou usando um dos sites indicados pela Thais Godinho, o www.toodledo.com. Comecei com a versão gratuita, pois ainda estou em fase de testes e adaptação. Mas ele tem sido de extrema utilidade e importância, mesmo na sua versão free. Mais importante do que criar uma lista é consultá-la frequentemente e atualizá-la sempre que surgir uma nova tarefa ou quando alguma ação for concluída. Quando chego no trabalho abro meu e-mail, o Toodledo, o Vida Organizada e o Google Agenda. A lista de tarefas, para planejar as três primeiras que irei fazer. O Vida Organizada para ler o post diário e me manter entusiasmada com a organização e o destralhamento da minha vida. Sempre que possível também dou uma navegada pelas páginas. Como só conheci o site este ano e ele já existe há 06 anos, minha meta é ler pelo menos uma página por dia! E no Google Agenda para controlar mais ou menos o tempo de cada atividade. Digo mais ou menos porque este foi um dos recursos que ainda não aprendi a utilizar muito bem, portanto, ainda estamos nos conhecendo e nos adaptando…

– organizar a caixa de entrada dos e-mails – essa sim, uma dica de ouro e que veio na hora certa. Criei subpastas para a caixa de entrada e ali vou arquivando por ações necessárias, tenho pastas de responder, de ações, de tarefas delegadas, de acompanhamento, de leitura e revisão e de concluídos. A ideia é que a de ações e de responder sejam liberadas no mesmo dia, mas quanto a isso também estamos nos adaptando… A de concluídos, arquivo todos os assuntos resolvidos, e na sexta-feira coloco tudo nas respectivas páginas de referências do arquivo morto. Tenho um pequeno problema que não gosto de deletar nada, pois sinto que posso precisar futuramente, mas aos poucos também pretendo organizar isso. Por enquanto esta divisão tem me ajudado bastante. Procuro resolver 03 e-mails do @ações e 03 e-mails do @responder de cada vez. Quando acabo estes, parto para mais três e assim sucessivamente,

– reservar um tempo livre para organização – 30min no início da manhã e 30min no final de cada turno para organizar o que foi feito e o que tem a fazer ainda. Nunca tinha feito isso porque parecia perda de tempo, mas agora faz todo o sentido!

– manter a estação de trabalho organizada. Básico. Uma amiga já tinha me dito que no emprego anterior aprendera a sempre deixar a mesa organizada de tal forma que se ela não retornasse ao trabalho no dia seguinte, qualquer um poderia continuar os trabalhos já começados. Parece meio cruel esse pensamento, mas é verdadeiro e necessário. Outro diam precisei sair mais cedo e vi pelo celular que meu chefe precisava de uma informação que estava na minha mesa do trabalho. Liguei para o escritório e minha colega rapidamente localizou a informação e passou para ele. Fiquei orgulhosa de estar organizada a esse ponto!

São pequenas dicas que fazem muita diferença na rotina diária.

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2 pensamentos sobre “Rotina no trabalho

  1. Cris, eu juro que não acreditei ao ler que vc se considera desorganizada no trabalho… to passada… me enganou direitinho!!! srrsrs
    Parabéns pelo blog e principalmente pela iniciativa. Vou pegar a tua inspiração e por ordem na minha casa, na minha vida e no meu trabalho!!! Afinal, em dezembro tem integrante novo na família e precisamos recebê-lo com as coisas no lugar. Bj

    • Oi Carol!
      Que bom que pelo menos para os outros eu aparento organização! Mas estou melhorando, aos poucos chego lá! E que ótimo que gostaste do blog. Pretendo sempre colocar dicas legais e contar meus progressos. Sobre a chegada do novo membro, dá uma olhada no site que me inspirou, o Vida Organizada.com. Ele é excelente! E tem várias ideias para mamães e organização com os bebês. Obrigada pelo comentário e espero que continues sempre por aqui…Bjs, Cris.

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